18.05.2015

Einsparungen im Büro kosten viel Geld

Das Marktforschungsunternehmen Vocatus hat Locher, Hefter oder Ordner in einem großen Live- und Labortest auf ihre Störungsanfälligkeit und Effizienz geprüft. Dabei wurden Billig-„Marken“ mit den Produkten der der Marke Leitz verglichen.

Das Ergebnis gleich vorweg: Im Vergleich zu den Markenartikeln war die Störanfälligkeit bei den No-Name-Produkten bis zu 20 Mal höher. Dies führt zu deutlich mehr Aufwand bei den Mitarbeitern und steigert die Prozesskosten in den Unternehmen erheblich. Die Untersuchung zeigt, dass jedes mittelständische Unternehmen in der Verwaltung bei der Verwendung von technologisch ausgefeilten Markenartikeln mehrere Tausend Euro im Jahr sparen kann anstelle von nur ein paar Euro wie bei der Anschaffung von Billigprodukten.

Bis zu 14 Mal bedient eine Bürokraft am Tag einen Hefter. Dies ergibt, multipliziert mit 220 Arbeitstagen, über 3000 Heftungen im Jahr. Auch Locher und Ordner sind bei jedem Angestellten über 2000 Mal im Einsatz. Die Vorgänge kosten Zeit – vor allem wenn die Nutzung von Billigmarken zu Problemen führt: „Zehn Stunden ist jede Bürokraft im Jahr allein damit beschäftigt, die Folgen zu beheben, die durch die Anwendung günstiger Produkte entstehen“, erläutert Dr. Florian Bauer, Vorstandsmitglieder der Vocatus AG. Hefter bereiten dabei am meisten Ärger: Sechs Stunden müssen Angestellte sich den klassischen Problemen widmen, wie den im Gerät verhakten Klammern. Drei Stunden bringen die Bürokräfte mit dem Locher zu. Auch Ordner bereiten Schwierigkeiten:

„Die technologische und qualitative Kompetenz sind für Leitz wesentliche Faktoren zur Differenzierung von anderen Marken“, erklärt Ard-Jen Spijkervet, Geschäftsführer von Esselte Leitz.
„Die technologische und qualitative Kompetenz sind für Leitz wesentliche Faktoren zur Differenzierung von anderen Marken“, erklärt Ard-Jen Spijkervet, Geschäftsführer von Esselte Leitz.

90 Prozent der Studienteilnehmer mussten sich schon mehrmals mit einer defekten Mechanik herumschlagen. Der Labortest bestätigt eindeutig die Qualitätsunterschiede. Markengeräten, wie die des Stuttgarter Büroartikelherstellers Leitz, arbeiteten im Test etwa zehnmal zuverlässiger als Billigprodukte. „Seit fast 150 Jahren steht Leitz für innovative, qualitativ hochwertige Produkte. Über 100 Patente haben neue Anwendungen und Ideen hervorgebracht – und die Büroarbeit schneller und komfortabler gestaltet. Die technologische und qualitative Kompetenz sind für Leitz wesentliche Faktoren zur Differenzierung von anderen Marken“, erklärt Ard-Jen Spijkervet, Geschäftsführer von Esselte Leitz, die Philosophie der Premiummarke.

Billigmarken kosten viel Zeit und Geld
Für den Lohnkostenvergleich legten die Forscher einen Stundenlohn von 31 Euro inklusive Nebenkosten zugrunde. Für die Behebung von Fehlern, die durch günstige Heftgeräte verursacht werden, kommen so nahezu 200 Euro zusätzliche Mitarbeiterkosten auf ein Unternehmen zu. Ein vergleichbares Bild zeigt sich auch bei zwischen 100 und 150 Euro an reinen Lohnkosten pro Mitarbeiter sparen. Die anfänglichen Einsparungen von nur ein paar Cent oder Euro beim Kauf günstiger Produkte rentieren sich offensichtlich im Ein-satz nicht. „In vielen Unternehmen wird heutzutage immer noch zu kurzfristig gedacht“, erklärt Dr. Florian Bauer, „doch der tatsächliche Lohn ist innerhalb eines Betriebes der wichtigste Kostenfaktor.“
In 22 Prozent aller Heft- und 34 Prozent der Lochfehler ist die Bürokraft im Anschluss zudem gezwungen, das Dokument neu auszudrucken. Dieser Vorgang kostet jedes Mal weitere zwei Minuten. Ebenfalls benötigt jeder Angestellte über zehn Sekunden mehr Zeit für die Bedienung von Billigmarken. Auf das gesamte Jahr berechnet ist jede Bürokraft mit den günstigen Produkten so sechs Stunden länger beschäftigt, als mit hochwertigen Markenprodukten – so das Ergebnis der Studie.

Langfristige Innovationen überzeugen
Der höhere Einkaufspreis von Premiumprodukten rechtfertigt sich in der Regel über die oft, aber nicht immer, sichtbare Qualität und mitgelieferten Features, die das Handling der etwas teureren Geräte erleichtert. „Bedienkomfort steht bei Leitz an oberster Stelle”.

Low-Interest Produkte mit großen Folgen
Durch die gängige Verantwortungstrennung zwischen Beschaffungs- und Prozesskosten werden in fast allen Unternehmen die Folgekosten von Low-Interest Produkten mit relativ niedrigen Beschaffungskosten ignoriert. Die Studie beweist, dass es sich jedoch mehr als lohnt, bei Produkten mit relativ geringen Anschaffungskosten ebenso auf Qualität und Benutzerfreundlichkeit zu achten wie bei größeren Investitionen. Die oft nur sehr kleinen Einsparungen bei der Anschaffung werden in kürzester Zeit durch die entstehenden Lohnkosten aufgehoben. Daraus lässt sich ableiten, dass bei der Beschaffung von Produkten für die administrative Arbeit an der falschen Stelle gespart wird.

www.leitz.de