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ZDS Bürosysteme Vertrieb & Service GmbH 22.05.2020

Nach der Krise kommt der (digitale) Alltag

Ob das Recht auf Home Office im Gesetz verankert wird, bleibt vorerst offen. Sicher ist jedoch, dass die Corona-Krise das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch über Nacht zum Alltag gemacht hat. Genauso schnell wurden Remote-Lösungen, Videokonferenzen und ein verlässliches Dokumentenmanagement ein Muss. Das IT-Systemhaus ZDS aus Walddorfhäslach rät angesichts dieses Digitalisierungsbooms zu Besonnenheit.

Führungstrio von ZDS: Christl Zieringer, Wilfried Zieringer und Marc Zieringer (von links).
Führungstrio von ZDS: Christl Zieringer, Wilfried Zieringer und Marc Zieringer (von links).

Unternehmen, Handwerker und Gemeinden sollten genau abwägen, für welche Lösungen sie sich entscheiden. Wer unter dem aktuellen Handlungsdruck Schnellschüsse vermeidet, kann post-Corona von seinen “Notlösungen” profitieren.

“Nie die erstbeste Lösung nehmen”
“Wenn von heute auf morgen ganze Belegschaften von zuhause aus arbeiten müssen, stellt das Unternehmen vor immense Herausforderungen”, so ZDS-Seniorchef Wilfried Zieringer. Zusammen mit Frau Christl und seinem Sohn Marc Zieringer leitet er das IT-Systemhaus ZDS mit Sitz in Walddorfhäslach im Landkreis Reutlingen. Er berichtet: “Aktuell suchen Kunden am häufigsten Unterstützung im Bereich Dokumentenmanagement, Video-Telefonie und Remote-Lösungen. Unser wichtigster Tipp ist immer derselbe: ‘Nicht die erstbeste Lösung nehmen, nur weil es dringend ist und scheinbar alle sie nutzen.’”

Immer im Mittelpunkt: individuelles Anforderungsprofil
Vor allem beim Thema Videokonferenzen sei ein solcher Herdeneffekt zu beobachten, findet er, wahrscheinlich wegen der vielen kostenfreien Lösungen, die dank Corona-Beschränkungen im privaten Bereich Einzug gehalten haben. Nur: Was beim Video-Stammtisch sinnvoll ist, muss es bei geschäftlicher Nutzung noch lange nicht sein. Wilfried Zieringer weist insbesondere auf das Thema Datensicherheit hin.

Insgesamt bestehe unter dem Handlungsdruck der Corona-Krise die Gefahr, Offensichtliches zu übergehen, so die Erfahrung der Digitalisierungsexperten. Konkret heißt das: Das individuelle Anforderungsprofil muss Dreh- und Angelpunkt bleiben, auch wenn es schnell gehen muss. Wer eine gelegentliche Video-Besprechung abhalten möchte, benötigt eine andere Ausstattung, als der Unternehmensberater, der Fortbildungen hält und über dieses Medium täglich mehrere Dutzend Zuhörer überzeugen will. Da sind Übertragungsqualität, Sicherheit und Nutzerkomfort entscheidend. Richtig eingesetzt eröffnet das Equipment neue Möglichkeiten. Marc Zieringer: “Einer unserer Kunden hat seine Präsenzseminare gezwungenermaßen in Online-Veranstaltungen umgewandelt. Damit macht er gute Erfahrungen und wird versuchen, sich langfristig ein zweites Standbein aufzubauen. Für ihn dürfte sich die Investition auch nach der Krise auszahlen.”

Das Ende von “Das tut’s auch so”
Weil bei größeren Einheiten Dokumentenmanagementlösungen Standard sind, fand dieser Aspekt beim Umzug ins Home Office anfänglich wenig Beachtung. Indes: Vorhanden bedeutet nicht automatisch einsatzfähig. Das durften die Fachleute von ZDS am eigenen Leib erfahren: “Als wir ab Mitte März alle im Home Office saßen, haben wir viel Zeit mit Suchen und Hinterhertelefonieren verbracht. Also genau mit den Zeitfressern, die man mit einem Dokumentenmanagement eliminieren will. Das war die Quittung dafür, dass wir es bisher nicht konsequent genutzt haben – man konnte ja notfalls zwei Stockwerke in den Keller laufen.”

Grundsätzlich empfehlen die Digitalexperten eine Dokumentenmanagementlösung unabhängig von der Unternehmensgröße; schon ein Solo-Unternehmer profitiert davon. Ein Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Dokumente standortunabhängig digitalisiert und gleichzeitig bearbeitet werden können. Es automatisiert Archivierungsvorgänge und befolgt die gesetzlichen Auflagen zu Aufbewahrungsfrist und Datenschutz. “Eine empfehlenswerte Anschaffung, über die es sich gerade jetzt nachzudenken lohnt, da viele Anbieter aufgrund der Coronakrise Vergünstigungen anbieten”, so Zieringers Fazit.

Sicherheit: ohne geht gar nichts
Obwohl für Anwender im Alltag oft unsichtbar, hat sie in allen Belangen einer Home-Office-Lösung oberste Priorität: die Sicherheit. Je größer ihre Abhängigkeit von Innovationen, desto höher bewerten Unternehmen diesen Aspekt. Experte Zieringer: “Hier registrieren wir viel Beratungsbedarf, der eng mit dem individuellen Geschäftsmodell zusammenhängt. Da gibt und gab es keine Lösung von der Stange.”

Die Experten von ZDS empfehlen, immer auf die sichere Datenleitung, Datenverschlüsselung und den Speicherort zu achten. Bei letzterem gilt: Je regionaler, desto besser, denn so können die Zugriffsmöglichkeiten gesichert werden.
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