Datenvernichtung im Homeoffice

Die DSGVO regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet, geschützt und vernichtet werden müssen. Die Geldbußen sind hoch, Aktenvernichter gefragter denn je. Aber wie sieht eine DSGVO-konforme Datenvernichtung im Homeoffice aus? Die Datenschutzexperten von HSM geben Antworten.

Jetzt ist die beste Gelegenheit alle Arbeitsplätze zu Hause mit einem HSM Aktenvernichter der Securio-Serie auszustatten.
Jetzt ist die beste Gelegenheit alle Arbeitsplätze zu Hause mit einem HSM Aktenvernichter der Securio-Serie auszustatten.

Wer personenbezogene Daten nicht schützt und Schäden verursacht, der muss mit empfindlichen Geldstrafen rechnen. Und wer dafür im Büroalltag die internen Aktenvernichter fleißig shreddern lässt, muss sich heute und morgen umso mehr darum kümmern, dass das auch im Homeoffice geschieht.

Denn was viele nicht wissen: Hier gelten die gleichen Regeln und Schutzpflichten wie beim Arbeiten mit Daten im Büro. Laut DSGVO müssen Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen, damit Mitarbeiter den Umgang mit personenbezogenen Daten auch im Homeoffice datenschutzkonform gestalten können. Da sie gemäß Art. 4 Nr. 7 DS über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, sind sie verantwortlich wie haftbar. Und da hier ein erhöhtes Risiko besteht, dass Dritte – hierzu zählen auch Familienangehörige – unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, müssen sie genauso fachgerecht wie im Büro vernichtet werden. Zerreißen und der Mülleimer reichen nicht aus.

Auf den Schnitttyp kommt es an
Wenn also auf das Drucken nicht verzichtet werden kann, sollten Unternehmen zumindest den Mitarbeitern, die Zuhause mit sensiblen Dokumenten arbeiten, einen Aktenvernichter zur Seite stellen. Was dieser alles können muss, kommt dann auf die Form der Daten, ihre Menge und die geforderte Sicherheitsstufe an. Und während sich Aktenvernichter in der mechanischen Funktionsweise, Shreddergeschwindigkeit, maximalen Blattanzahl oder auch Features wie einen integrierten automatischen Öler unterscheiden, bleibt doch ein Merkmal für die Sicherheit entscheidend: Der Schnitttyp.

So teilt die Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 die einzelnen Sicherheitsklassen von P-2 bis P-7 in sechs vordefinierte Kategorien ein, die von internen bis hin zu geheimdienstlichen oder militärischen Unterlagen reichen. Für erstere reicht der standardmäßig integrierte Streifenschnitt noch aus. Steigen die Anforderungen, kommen der sogenannte Partikel- oder Kreuzschnitt zum Einsatz – je kleiner die einzelnen Partikel dabei geshreddert werden, desto unmöglicher wird es, sie erneut zusammenzufügen.

Die HSM Aktenvernichter der Securio-Serie.
Die HSM Aktenvernichter der Securio-Serie.

Hausaufgaben für Aktenvernichter gemacht
Für das sichere Homeoffice empfiehlt HSM einen DSGVO-konformen Aktenvernichter mit einer Sicherheitsstufe von mindestens P-4. Aber ob fürs Arbeiten zu Hause oder im Büro – das eigene Portfolio ist darauf ausgelegt, für jede Anforderung eine passende Lösung zu bieten. Dazu gehören dann nicht nur die Beratung, sondern auch begleitendes Know-how. Dieses finden Sie auch auf der Website von HSM www.hsm.eu. In einem eigens neu geschaffenen Bereich finden Sie umfangreiche Informationen zum Thema Datenschutz, Aufbewahrungspflichten für Dokumente und einen Ratgeber für die Auswahl des passenden Aktenvernichters.
www.hsm.eu