Wertschöpfung optimieren
Das Walldorfer Unternehmen BXB optimiert mit „officeLean“ die Verwaltungsprozesse in den Unternehmen und verbessert damit die finanziellen Ergebnisse. Wir sprachen über die Möglichkeiten mit Geschäftsführer Ulrich Losch.
Lean Management bedeutet „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Ziel ist es, alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten zu vermeiden. Dazu gilt es, das bestehende System aus zwei Perspektiven zu überprüfen und zu verbessern: aus der Sicht des Kunden, dessen Wünsche nach Verfügbarkeit, Individualität, Qualität und Preisgestaltung es möglichst optimal zu erfüllen gilt, und aus der Sicht des Unternehmens selbst, das profitabel funktionieren und seine Wettbewerbsfähigkeit verbessern muss.
Das Thema „Lean Management“ zählt in der Produktion schon zum Standard. Ist dies auch in anderen Unternehmensbereichen möglich?
Losch: In der Tat. Lean Management wird in der Produktion heute von vielen Unternehmen umgesetzt und ist Standard. Aber modernes Lean Management darf sich nicht nur auf die Produktion beschränken, sondern muss den gesamten betrieblichen Wertschöpfungsprozess betrachten. Gerade in der Verwaltung bestehen enorme Verbesserungspotenziale und genau hier setzt das System „officeLean“ von BXB an. Konkret geht es bei „officeLean“ darum, die Arbeitsprozesse so zu optimieren, dass der „Return on Office“ nachhaltig gesteigert wird, das Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen und letztendlich die finanziellen Ergebnisse verbessert werden.
Wer kann dies in seinem Unternehmen umsetzen und für welche Bereiche ist dies noch möglich?
Losch: Das Thema „officeLean“ kann in jedem Unternehmen umgesetzt werden. Aber wir gehen sogar noch einen Schritt weiter. Viele Unternehmen verzeichnen Umsatzrückgänge oder sind wenig kundenorientiert. Aber das ganze Unternehmen lebt von den Umsätzen und Gewinnen, die der Vertrieb einbringt. Aus diesem Grund haben wir „sales- Lean“ etabliert und damit den Vertrieb in den Fokus der Betrachtung gerückt. Gerade im Vertrieb sind effektive Prozessabläufe mit hoher Kundenorientierung essentiell. Dabei betrachten wir nicht nur die Prozesse der externen Kunden, sondern auch die der internen Kunden. Mit „salesLean“ wird der Vertrieb optimiert, der Außendienst gewinnt mehr Zeit für den Kunden. Im Innendienst wird „officeLean“ umgesetzt. Jetzt wird der Innendienst aktiv in die Kundenprozesse eingebunden und entlastet so den Außendienst. Im Ergebnis tritt das Unternehmen erheblich kundenorientierter auf und erzielt deutlich höhere Umsätze mit guten Margen – ohne Ressourcenaufbau. Aber: Vertriebs- und Verwaltungsprozesse gehören zusammen, um so eine bestmögliche Konzentration auf den Kunden und damit den höchstmöglichen Markterfolg zu garantieren und Wachstum zu realisieren. Entscheidend ist, die Arbeitsprozesse abteilungsübergreifend zu betrachten und aufeinander abzustimmen. Die Unternehmen, die dieses umsetzen und ihre Mitarbeiter zu kunden- und serviceorientierten Vertriebsinnendienstmitarbeitern ausbilden, gehören zu den Gewinnern von morgen. Deshalb empfiehlt sich die Kombination von „officeLean“ und „salesLean“ Management.
Eignet sich dieses Modell auch für das Streckengeschäft in der PBS Branche?
Losch: „officeLean“ und „salesLean“ eignen sich hervorragend für das Streckengeschäft. Machen wir uns doch zunächst einmal klar, wie denn heute vielfach die Praxis aussieht. Statt Geld beim Kunden zu verdienen, müssen sich viele Händler z.B. mit Änderungen in ihrem Onlineshop, der Koordination der Dienstleister oder Datenpflege beschäftigen. Der Verwaltungsaufwand ist so hoch und kostet immens viel Zeit. Im Umkehrschluss heißt das, der Kunde kommt zu kurz und in letzter Konsequenz sinken die Erträge. Oder: Wie können unproduktive Tätigkeiten und umständliche Arbeitsprozesse so beseitigt werden, dass z. B. die Rechnung eher beim Kunden ist und sich somit die Liquidität der Händler erhöht? Mit „officeLean“ und „salesLean“ lassen sich alle Arbeitsabläufe im Streckengeschäft mit Standards beschleunigen und so mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe gewinnen, nämlich den Kunden zu begeistern, neue Kunden zu gewinnen, mehr Umsatz bei Bestandskunden zu generieren und damit die Erträge zu erhöhen und die Wettbewerbsposition zu verbessern.
Welche Prinzipien gelten denn für eine schlanke Unternehmensführung?
Losch: Im Wesentlichen kennzeichnen die folgenden zehn Prinzipien eine schlanke Unternehmensführung: Ausrichtung aller Tätigkeiten auf den Kunden, Konzentration auf die eigenen Stärken, Optimierung der Geschäfts-/Vertriebsprozesse (Einhaltung vereinbarter Standards und Regeln), ständige Verbesserung der Qualität, interne Kundenorientierung als Unternehmensleitbild, Eigenverantwortung, Empowerment und Teamarbeit, dezentrale, kundenorientierte Strukturen, Führen ist Service am Mitarbeiter, offene Informationsund Feedback-Prozesse und Einstellungs- und Kulturwandel im Unternehmen.
Mit welchen Ergebnissen kann ein Unternehmer rechnen und kann er echte finanzielle Vorteile daraus ziehen?
Losch: Die konsequente Umsetzung von „officeLean“ und „salesLean“ führt zu einer besseren Wettbewerbsposition und damit zu einer deutlichen Verbesserung der finanziellen Ergebnisse. Die Verwaltungs- und Vertriebsprozesse werden dabei so ausgerichtet, dass Verschwendung in den Büros reduziert und damit erhebliche Kosten gesenkt werden, und gleichzeitig der Kunde schneller und effizienter bedient und damit die Liquidität erhöht wird. Die Erfolge von „officeLean“ und „salesLean“ sind beeindruckend. Die Umsätze bei Bestandskunden lassen sich um bis zu 30 Prozent erhöhen, bis zu 20 Prozent der verlorenen Kunden werden zurückgewonnen, die Durchlaufzeiten der einzelnen Arbeitsvorgänge können um durchschnittlich 45 Prozent reduziert werden, die Termintreue gegenüber Kunden wird auf 95 Prozent gesteigert. Insgesamt erhöht sich die Produktivität um rund 30 Prozent.
Wie reagieren die Mitarbeiter auf ihr Konzept und besteht nicht die Gefahr, dass Arbeitsplätze eingespart werden?
Losch: Genau das ist nicht der Ansatz von Lean Management und BXB. Im Gegenteil! „office- Lean“ und „salesLean“ werden nur dann erfolgreich sein, wenn alle Mitarbeiter aktiv eingebunden werden. Schließlich wissen die Mitarbeiter am besten, wo es in den Arbeitsabläufen Verbesserungspotenziale gibt. Dieses Know-how muss im Sinne des Unternehmens genutzt werden und letztendlich profitiert sogar jeder Einzelne davon. Die Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit, arbeiten effizienter und konzentrieren sich auf ihre Kernaufgaben. Die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter wird entscheidend verbessert, was sich wiederum in besseren finanziellen Ergebnissen des Unternehmens niederschlägt.
Wer verbirgt sich hinter dem BXB Managementzentrum der Wirtschaft?
Losch: BXB wurde 1984 durch die Übernahme der Akademie der Büro-Fachhandel-Leasing GmbH, einer Tochter der DGBank, gegründet. BXB Management- Consulting ist spezialisiert auf Lean Management sowie die Beratung und Implementierung von ganzheitlichen Managementprozessen im Vertrieb und in der Verwaltung. Ziel ist die Schaffung von nachhaltigen Wettbewerbsvorteilen für klein- und mittelständische Unternehmen. Im Mittelpunkt steht die Konzentration auf alles, was im Vertrieb und in der Verwaltung Wert schafft, die Vermeidung von Verschwendung und die systematische Verbesserung der Leistungsfähigkeit im Vertrieb und in der Verwaltung.
Gibt es eigentlich eine Unterstützung von staatlicher Seite?
Losch: In der Tat ist eine finanzielle Unterstützung von staatlicher Seite möglich. Eine Förderung hängt jedoch zum einen davon ab, welche Förderprogramme das Bundesland auflegt, in dem sich ein Unternehmen befindet. Darüber hinaus sind öffentliche Fördermittel an bestimmte Voraussetzungen und Gegebenheiten gekoppelt, die das zu fördernde Unternehmen einhalten muss. Hier gilt es Vorgaben genau zu beachten. Aber eine umfassende Information über die Möglichkeiten einer Förderung kann sich doppelt lohnen: Auf der einen Seite der Bezug von öffentlichen Mitteln und auf der anderen Seite verbessern Unternehmen ihre finanziellen Ergebnisse und stärken ihre Position im Wettbewerb.