Ob E-Mail, Chat oder Smalltalk: Im Büro gelten ungeschriebene Kommunikationsregeln. Sarah Thullner zeigt in unserer neuen Kolumne, warum es Zeit ist, diese Normen sichtbar zu machen – und wie ein bewusster Umgang Missverständnisse vermeidet.

Es gibt keine offizielle Betriebsanleitung für die Kommunikation im Büro. Keine Checkliste, keine Norm, die regelt, wie wir uns begrüßen, schreiben oder miteinander sprechen. Und doch scheint es sie zu geben: diese unsichtbaren Regeln, diese unausgesprochenen Erwartungen. Wer sie kennt, bewegt sich scheinbar mühelos durch den Büroalltag. Wer sie nicht kennt, stolpert – manchmal über ein einziges Wort.

Ich beobachte das oft: In einem Meeting genügt ein bestimmter Tonfall, und plötzlich kippt die Stimmung. Eine E-Mail kommt ohne Anrede – und wird als unhöflich empfunden. Das sehe ich persönlich auch so, aber dazu später mehr. Eine Sprachnachricht wird verschickt und irritiert, weil sie als zu privat wirkt. Dabei wollte niemand etwas falsch machen. Und trotzdem: Etwas war „nicht passend“.

Doch was genau war es?

Wer hat eigentlich entschieden, wie Kommunikation im Büro ablaufen soll? Dass eine E-Mail mit „Sehr geehrte/r“ beginnt und mit „Mit freundlichen Grüßen“ endet? Dass Smalltalk in der Kaffeeküche okay ist – aber bitte nicht zu lang? Und wer definiert „zu lang“? Dass Emojis im Teams-Chat erlaubt sind, Ausrufezeichen in E-Mails dagegen sparsam eingesetzt werden sollen?

Was als „professionell“ gilt, scheint oft eher ein Gefühl zu sein als eine festgeschriebene Regel. Und dieses Gefühl ist geprägt von Erfahrung, Kultur, Unternehmensklima – und manchmal schlicht von persönlichem Geschmack. Sie kennen das sicher auch: In einem Team wird konsequent geduzt, kurze Mails ohne Einleitung sind normal. Im anderen hält man am „Sie“ fest, setzt auf vollständige Sätze, formelle Sprache und klare Struktur. Beides funktioniert. Beides hat sich etabliert. Doch wehe, jemand weicht davon ab.

Ich habe meinen Praktikanten zu Beginn unserer Zusammenarbeit meine Erwartungen dazu klar gemacht: Bitte schreibe mir E-Mails oder WhatsApps immer mit einer Anrede, etwa „Hey Sarah“ oder „Hallo Sarah“. Sollten wir mehrmals am Tag schreiben, reicht das bei der ersten Nachricht.

Ich frage mich oft: Warum reden wir so wenig über diese stillen Normen?

Gerade im Zeitalter hybrider Arbeit, internationaler Teams und digitaler Tools ist es wichtiger denn je, dass wir unsere Kommunikationsgewohnheiten bewusst thematisieren. Denn was in der einen Kultur höflich ist, wirkt in einer anderen distanziert oder gar unfreundlich. Eine kurze, präzise Mail mag für die einen effizient sein – für andere wirkt sie schroff. Ein lockeres „Hey“ kann Vertrautheit signalisieren – oder als zu forsch empfunden werden.

Wie also wollen wir künftig miteinander sprechen?

Ich finde, es ist an der Zeit, unsere Kommunikationskultur bewusst zu gestalten. Nicht in Form eines festen Regelwerks, sondern als Einladung zur Reflexion: Wie möchten wir E-Mails schreiben? Was ist uns wichtig im täglichen Austausch? Wieviel Nähe darf Sprache haben, wie viel Distanz braucht sie?

Wir könnten gemeinsam festlegen, dass der Ton in E-Mails freundlich, aber nicht übertrieben förmlich sein soll. Dass Emojis im internen Chat willkommen sind. Oder dass es völlig okay ist, in der Kaffeeküche auch mal Privates zu besprechen. Nicht als Zwang, sondern als Orientierung. Für mehr Klarheit – und für ein besseres Miteinander.

Denn eines wird oft unterschätzt: Kommunikation schafft Beziehung. Sie prägt unsere Zusammenarbeit, unser Vertrauen, unser Arbeitsklima. Und sie ist immer auch Ausdruck unserer Haltung. Wie wir miteinander sprechen, zeigt, wie wir miteinander umgehen wollen.

Ich stelle mir oft vor, wie viele Missverständnisse wir vermeiden könnten, wenn wir diese stillen Regeln sichtbarer machen würden. Wenn wir sie nicht als selbstverständlich hinnähmen, sondern als das, was sie sind: kulturelle Konstrukte, die man hinterfragen, weiterentwickeln und gemeinsam gestalten kann.

Vielleicht sollten wir aufhören zu fragen: Was ist der richtige Ton für eine E-Mail? Und stattdessen fragen: Welcher Ton passt zu unserer Zusammenarbeit? Vielleicht sollten wir weniger nach Normen suchen – und mehr nach Resonanz. Vielleicht sollten wir Kommunikation nicht als etwas betrachten, das man „richtig machen“ muss – sondern als etwas, das man gemeinsam entwickeln darf.

Denn am Ende ist sie nicht nur Mittel zum Zweck. Sie ist unser tägliches Werkzeug – und gleichzeitig unser feinstes Instrument für Verbindung, Klarheit und Gemeinschaft.

Mein Appell zum Schluss: Gehen Sie nicht immer davon aus, dass andere dieselben Vorstellungen von Kommunikation haben wie Sie. Sprechen Sie darüber – und leben Sie es vor.
sarah-thullner.de