10. November 2026
Mit der E-Procurement-Lösung Smartpro von SIGEL Kosten sparen und die Marke stärken
Kostenoptimierung gehört zurzeit in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Aufgaben. Im Fokus stehen dabei häufig große Investitionen, Einkaufsvolumina oder operative Prozesse. Die Beschaffung von Geschäftsdrucksachen, Werbemitteln und Merchandise wird hingegen weniger berücksichtigt. Dabei gibt es hier viel Potenzial für mehr Effizienz.
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Gerade im Bereich des Einkaufs sogenannter C-Artikel werden Einsparpotenziale häufig unterschätzt. Zwar ist der Wert einzelner Bestellungen meist überschaubar, die Zahl der Bestellvorgänge dagegen oft hoch. Hinzu kommen Abstimmungen, Freigaben, die Pflege von Vorlagen sowie die Koordination verschiedener Lieferanten. Die eigentlichen Kosten entstehen durch die damit verbundenen Prozesse.
„Wenn über Kosten gesprochen wird, denken viele zunächst an Preise. Tatsächlich entstehen Aufwände aber häufig in den Prozessen rund um Bestellung, Freigabe, Abstimmung und Verwaltung“, sagt Juan Navarro Kirner, E-Procurement-Experte bei SIGEL. „Die Herausforderung besteht darin, diese Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Drucksachen und Werbemittel den Markenrichtlinien entsprechen.“
Wenn Sparmaßnahmen auf Markenansprüche treffen
Geschäftsdrucksachen, Werbemittel und Merchandise sind weit mehr als reine Verbrauchsartikel. Sie prägen den Außenauftritt eines Unternehmens und tragen dazu bei, wie eine Marke von Kunden, Bewerbern und Geschäftspartnern wahrgenommen wird. Umso wichtiger ist es, dass sie den aktuellen Corporate-Design-Vorgaben entsprechen. Die Herausforderung beginnt dort, wo diese Materialien im täglichen Geschäft bestellt, verwaltet und bereitgestellt werden müssen.
Visitenkarten, Flyer, Broschüren, Werbeartikel oder Messeausstattung werden oftmals von unterschiedlichen Standorten, Abteilungen oder Mitarbeitenden bestellt. Ohne klare Prozesse steigt der Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig wächst das Risiko, dass veraltete Vorlagen genutzt oder Corporate-Design-Vorgaben nicht konsequent eingehalten werden.
„Unternehmen stehen vor einer doppelten Aufgabe“, erklärt Navarro Kirner. „Sie möchten Beschaffungskosten und Verwaltungsaufwände reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Marke an jedem Kontaktpunkt einheitlich wahrgenommen wird.“
Beschaffung als Hebel für Effizienz und Markenkonformität
Genau hier setzt modernes E-Procurement an. Mit Smartpro bietet SIGEL eine digitale Lösung für die Beschaffung von Geschäftsdrucksachen, Werbemitteln und weiteren C-Artikeln. Der individuelle Closed-Shop wird auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Mitarbeitende greifen dort auf freigegebene Produkte, Vorlagen und Werbemittel zu. Bestellungen werden über einheitliche Prozesse gesteuert, während Rechte, Budgets und Freigaben individuell festgelegt werden können.
Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten, dezentralen Organisationsstrukturen oder internationalen Teams profitieren davon erheblich. Alle Beteiligten arbeiten unabhängig von Standort, Abteilung oder Funktion mit denselben Inhalten. Das reduziert den administrativen Aufwand deutlich und sorgt für einheitliche Standards im gesamten Unternehmen.
Durch den zentralen Beschaffungsprozess mit Smartpro steigen Effizienz und Transparenz im Einkauf. Gleichzeitig wird die Einhaltung von Corporate-Design-Vorgaben gewährleistet.
„Das Ziel von Smartpro ist es, Komplexität zu reduzieren“, sagt Navarro Kirner. „Mitarbeitende sollen schnell und unkompliziert bestellen können. Marketingverantwortliche möchten sicher sein, dass ausschließlich freigegebene Materialien verwendet werden. Und der Einkauf benötigt Transparenz über Prozesse und Ausgaben.“
Aus der Praxis für die Praxis
SIGEL nutzt Smartpro auch im eigenen Unternehmen. Visitenkarten, Geschäftsdrucksachen und Werbemittel werden intern über das System verwaltet und bestellt.
„Wir sind bei Smartpro unser eigener Kunde“, sagt Navarro Kirner. „Natürlich bestellen auch wir regelmäßig Visitenkarten, Broschüren oder Materialien für Veranstaltungen. Deshalb kennen wir die Anforderungen aus dem Alltag sehr genau. Die Vorteile, die wir unseren Kunden bieten, nutzen wir selbst: standardisierte Prozesse, kurze Bestellwege, volle Transparenz und die Sicherheit, dass alle Materialien unseren aktuellen Corporate-Design-Vorgaben entsprechen.“
Zudem setzt Smartpro auf Druck-on-Demand. Produkte werden erst produziert, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Dadurch können Unternehmen bedarfsgerecht bestellen und ihre Beschaffung flexibel organisieren.
Marketing und Einkauf gemeinsam denken
Für Juan Navarro Kirner wird die Verzahnung von Einkauf und Marketing künftig weiter an Bedeutung gewinnen.
„Unternehmen müssen heute Kosten optimieren und gleichzeitig einen professionellen Unternehmensauftritt sicherstellen“, so Navarro Kirner. „Wer Beschaffungsprozesse mit Smartpro digitalisiert, schafft Transparenz, vereinfacht Abläufe und stellt sicher, dass Drucksachen und Werbemittel den aktuellen Markenrichtlinien entsprechen. Werden Beschaffung, Markenmanagement und Digitalisierung durch Smartpro sinnvoll miteinander verknüpft, profitieren Unternehmen von effizienteren Prozessen und einem konsistenten Markenauftritt. In Zeiten steigenden Kostendrucks können Unternehmen so Einsparpotenziale in der Beschaffung erschließen, ohne Kompromisse bei Qualität, Flexibilität oder Markenwirkung eingehen zu müssen.“
sigel-office.com