Der Digitalverband Bitkom unterstreicht Anfang 2026 in einem Statement zur europäischen Cloud-Infrastruktur die zentrale Rolle der Cloud die deutsche Wirtschaft: Demnach nutzen neun von zehn Unternehmen in Deutschland Cloud-Dienste und 65 Prozent sagen, ihr Betrieb würde ohne die Cloud stillstehen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen gelangen daher schnell zur Frage, auf welchem Weg die Cloud am besten eingeführt werden kann. In der Praxis haben sich unter anderem Lösungen etabliert, die bestehende Dokumenten- und Geschäftsprozesse effektiver machen – nachfolgend fünf Beispiele.

Sicheres Drucken mit der Cloud
Cloud-Technologien machen auch das Drucken sicherer. Mit Anwendungen wie UTAX Cloud Print and Scan können Druck- und Scanaufträge über die Cloud verschickt werden – egal an welchem Ort sich die User gerade befinden. Der Vorteil der Lösung ist der hohe Sicherheitsstandard: Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Ausgedruckt wird erst, wenn sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter direkt am Multifunktionsgerät (MFP) mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN authentifiziert hat. So geraten Ausdrucke nicht in die falschen Hände.

Digitale Dokumentenverwaltung
Moderne Arbeitsweisen erfordern den sicheren ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen. Über den UTAX Cloud Information Manager können Unternehmen digitale Dokumente sicher, strukturiert und ortsunabhängig verwalten. Scans werden anhand vordefinierter Kriterien in der Cloud abgelegt und die Informationen sind dank OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition) und Verschlagwortung für Berechtigte einfach auffindbar.

Drucksysteme zentral verwalten
Ob leere Tonerkartuschen oder Papierstau – die Verwaltung von Druck- und Kopiersystemen kann viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Mit modernen Anwendungen, wie dem UTAX Fleetmanager, behalten Unternehmen die Druckinfrastruktur unkompliziert im Blick. Das cloudbasierte Monitoring-Tool liefert Echtzeitdaten zum Status der Maschinen, meldet Störungen und ermöglicht bei Bedarf auch einen Remote-Support. Darüber hinaus können Firmware-Updates automatisiert ausgerollt werden, so dass die Systeme stets sicher und auf dem aktuellen Stand bleiben.

„Scan to Cloud“
Angebote wie UTAX Cloud Capture erleichtern die Digitalisierung von Unterlagen: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung bildet eine leistungsfähige optische Zeichenerkennung (OCR). Nach der Erfassung werden die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den UTAX Cloud Information Manager oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden gängige Dienste wie Google Drive, Microsoft SharePoint Online, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an.

Cloudbasierte Zeiterfassung
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. UTAX Zeitblick ist eine cloudbasierte Lösung zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung per mobiler App, PC, RFID-Terminal oder direkt am MFP. So ermöglicht UTAX Zeitblick ein modernes Zeitmanagement bei höchster Sicherheit – ohne zusätzliche Hardware-Investitionen. Als cloudbasierte Lösung kann UTAX Zeitblick darüber hinaus auch über den Browser – zum Beispiel im Homeoffice – oder unterwegs via Smartphone genutzt werden. Dabei erfolgt die Arbeitszeitdokumentation stets bei höchster Sicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, so dass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Über den UTAX Fachhandel in die Cloud
Mit den Anwendungen aus dem UTAX Cloud Portfolio etablieren Unternehmen moderne ortsunabhängige Arbeitsweisen, gestalten Informations- und Geschäftsprozesse effektiver, senken Kosten und erhöhen die IT-Sicherheit. Hierfür sind die Angebote einfach zu nutzen und schnell zu implementieren – auch während des Tagesgeschäfts. Auf Wunsch begleitet UTAX seine Partner und deren Kunden auch bei der Implementierung von Cloudlösungen entlang des gesamten Prozesses – von der Lösungsauswahl über die individuelle Anpassung der jeweiligen Lösung bis hin zu Produkt- und Sales-Schulungen.

Mehr Informationen gibt es unter utax.com/de-de/cloud