Studie 18.03.2019
Künstliche Intelligenz und smarte Multifunktionssysteme auf dem Vormarsch ins Büro
Die von Ricoh unterstützte und von IDC durchgeführte Studie „Smarte MFPs, Mobility, KI und RPA – Print & Document Management Trends 2019“¹ zeigt deutlich: Unternehmen wollen nicht mehr nur Kosten senken, sondern setzen zunehmend auch auf optimierte und digitale Prozesse sowie auf mobiles Arbeiten, um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Dabei sind Trends wie Mobility, Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz und smarte Multifunktionssysteme wichtige Enabler, dokumentenintensive Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren.
Je stärker Unternehmen digital arbeiten, desto wichtiger werden auch die Themen Sicherheit und Datenschutz von Dokumenten und Inhalten. Die Einhaltung der DSGVO, der Schutz mobiler Endgeräte sowie die Gewährleistung von Dokumentensicherheit sind hierbei die größten Herausforderungen, die Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows sehen.
Vorhandene Potenziale stärker ausschöpfen
Laut IDC erkennen Unternehmen in Deutschland, dass sie mit Hilfe von Print- und Document-Management-Technologien Stück für Stück dem digitalen – oder in Zukunft sogar papierlosen – Büro näherkommen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, wird dies in ein bis zwei Jahren nicht einmal mehr bei einem Viertel der Unternehmen der Fall sein. Viele Organisationen haben hierzulande bereits Initiativen in Bezug auf die Automatisierung und Digitalisierung von dokumentenintensiven Prozessen und Workflows umgesetzt. Aber die Potenziale zur Optimierung in den Unternehmen seien laut IDC noch enorm.
MFPs als Herzstück für digitalisierte Workflows
Für die Digitalisierung papierbasierter Informationen spielen moderne, smarte Multifunktionssysteme eine wichtige Rolle, denn sie fungieren als zentrale Schnittstelle. „Die Print- und Output-Funktionalität der Systeme ist in der Office-Umgebung selbstverständlich nach wie vor relevant, aber gerade im Hinblick auf die Digitalisierung papierbasierter Prozesse rückt die Input- und Throughput-Funktionalität der MFPs immer stärker in den Fokus“, sagt Ingo Wittrock, Director Marketing, Ricoh Deutschland. „Als Hersteller unterstützen wir diese Entwicklung, indem wir bei der technologischen Innovation unter anderem das Augenmerk auf die User-Interfaces bei Ricohs Smart Operation Panel legen. Inzwischen werden diese mit KI-gestützter Technologie ausgestattet und bieten ein Höchstmaß an Usability und Konnektivität, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder zu automatisieren, individuelle Informationsprozesse und Workflows abzubilden und die nahtlose Integration in bestehende Systeminfrastrukturen zu erleichtern. Damit heben wir die MFPs auf eine neue Ebene und helfen dabei, die Digitalisierung voranzutreiben. Bei Ricoh fassen wir diese und weitere Technologie-Innovationen unter dem Begriff Dynamic Workplace Intelligence zusammen.“
Sicherheit: Umsetzung der DSGVO größte Herausforderung
Auch über ein halbes Jahr nach Einführung der neuen europäischen Datenschutzrichtlinie beschäftigt diese die Unternehmen immer noch stark: 51 Prozent der von IDC befragten Unternehmen sehen die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften trotz der hohen Dringlichkeit immer noch als größte Herausforderung im Bereich Sicherheit und Datenschutz. Aber auch der Schutz von mobilen Endgeräten sowie die Gewährleistung von Dokumentensicherheit gestalten sich für einen Großteil der befragten Unternehmen noch problematisch. Um den heutigen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften gerecht zu werden, sollten Unternehmen daher laut IDC auf Geräte mit integrierten Sicherheitsfunktionen setzen.
„Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“